Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 0600170-08.2021.6.17.0000

(SEI Nº 0006019-66.2021.6.17.8000)

Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Eleitoral de Pernambuco.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO  que a  Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO o contido na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que disciplina a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e as alterações impostas pelo art. 10 da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019;

CONSIDERANDO o teor das Leis nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI) e nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD);

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname);

CONSIDERANDO o conteúdo da Resolução nº 23.379, de 1° de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral (TSE), que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

CONSIDERANDO o teor da Resolução nº 26, de 6 de maio de 2008, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) , que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas pelos arquivos do Poder Judiciário; e

CONSIDERANDO, ainda,  a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de obsolescência tecnológica,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º A presente resolução estabelece o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Eleitoral de Pernambuco.

Art. 2º Para os efeitos desta resolução, consideram-se:

I - arquivo corrente: conjunto de documentos que se encontram nas unidades produtoras ou gestoras e que são consultados com frequência, estando em tramitação ou não;

II - arquivo intermediário: conjunto de documentos que não são de uso corrente nas unidades produtoras ou gestoras e que aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;

III - arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação;

IV – avaliação: processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, visando a estabelecer seus prazos de guarda e destinação final;

V - documento arquivístico: documento original único, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, produzido ou recebido pelo Tribunal na execução das suas atividades jurisdicionais e administrativas;

VI - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, podendo ser produzido de forma nativa pelo sistema ou gerado a partir do processo de digitalização;

VII – documento físico: documento que fornece a informação sem auxílio de sistema computacional, geralmente apresentado no suporte em papel;

VIII - eliminação: descarte de documentos, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, que foram considerados sem valor permanente após os procedimentos de avaliação e seleção;

IX - gestão da memória: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis da Justiça Eleitoral de Pernambuco, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa;

X - gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais, produzidos ou recebidos pelas unidades da Sede do Tribunal ou pelos Cartórios Eleitorais no exercício de suas atividades, independentemente do suporte em que a informação esteja registrada;

XI – Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos: documento estabelecido pelo inciso IV do art. 5º da Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, e regulamentado, neste Tribunal, pela Portaria nº 295, de 6 de maio de 2021;

XII – metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e preservar outros dados ao longo do tempo;

XIII - Plano de Classificação de Documentos (PCD): instrumento de gestão documental que organiza os tipos documentais, produzidos ou recebidos, conforme o sistema de classificação adotado;

XIV - recolhimento: passagem de documentos do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente;

XV - suporte: unidade material em que as informações são registradas;

XVI - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): instrumento de gestão documental que determina os prazos de permanência de um documento nos arquivos correntes e a época em que o documento deve ser transferido ao arquivo intermediário, recolhido ao permanente ou eliminado;

XVII - transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário, onde devem aguardar o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

XVIII - valor primário do documento: valor relativo às razões de sua produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais, fiscais e probatórios; e

XIX - valor secundário do documento: valor atribuído em função do interesse que o documento possa ter para a sociedade ou para a instituição em virtude de suas características históricas ou informativas.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 3º São requisitos essenciais para a gestão documental da Justiça Eleitoral de Pernambuco:

I – implementação de estratégias de preservação dos documentos arquivísticos em ambiente seguro, pelo tempo necessário para serem utilizados como instrumentos de prova e informação;

II – padronização de espécies e tipos documentais;

III – adoção de Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD);

IV – gerenciamento e controle da documentação produzida e recebida por meio de sistema informatizado que contemple a captura, a movimentação, a guarda, a preservação, a temporalidade e a destinação dos documentos;

V – avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à memória institucional, à administração da Justiça Eleitoral de Pernambuco e à garantia dos direitos individuais;

VI – racionalização na produção e acumulação de documentos e a sua retenção somente pelo período estabelecido na TTD; e

VII – acesso rápido e eficiente aos documentos arquivísticos.

Parágrafo único. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) a elaboração do PCD, da TTD e dos demais instrumentos de gestão documental, com observância do disposto nas Tabelas de Temporalidade das áreas meio e fim dos órgãos do Poder Judiciário, na Resolução CNJ nº 324, de 2020, em especial o art. 30, que trata dos documentos de guarda permanente, e no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, de 2021, submetendo-os à aprovação do(a) Presidente do Tribunal.

Art. 4º Os documentos arquivísticos, físicos e digitais, produzidos ou recebidos no Tribunal, devem ser classificados conforme o PCD para possibilitar as atividades de utilização, guarda, seleção, avaliação e destinação.

Parágrafo único. A classificação dos documentos deve ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento no Tribunal, de modo a permitir benefícios na organização e na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento.

Art. 5º Compete aos(às) gestores(as), sob a orientação da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC), garantir que sejam realizadas cópias de segurança dos documentos arquivísticos digitais que estiverem armazenados em microcomputadores ou em mídias móveis das respectivas unidades.

Parágrafo único. À STIC compete garantir a realização de cópia de segurança dos documentos arquivísticos digitais que estiverem armazenados nos servidores e sistemas do TRE-PE.

Art. 6º Os documentos arquivísticos, físicos ou digitais, devem ser transferidos dos arquivos correntes das unidades para o arquivo intermediário ou recolhidos para o permanente, desde que haja previsão na TTD.

Art. 7º Os processos com decisões transitadas em julgado devem ser definitivamente arquivados, quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva ou de terceiros, conforme a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.

Art. 8º O serviço de arquivo deve manter registros individualizados dos documentos arquivísticos sob sua custódia, utilizando procedimentos de indexação e descrição, seguindo critérios e normas universais aplicáveis à matéria.

§ 1º Compete à Seção de Arquivo e Gestão Documental (SEAGED) a guarda dos documentos das unidades da Sede do Tribunal, nas fases intermediária e permanente.

§ 2º Compete aos Cartórios Eleitorais, o arquivamento de seus documentos em todas as suas fases, até que a CPAD determine o recolhimento na Sede.

§ 3º As instalações de armazenamento de documentos devem possuir meios que permitam o adequado controle de acesso, visando à proteção dos documentos e processos, bem como das informações constantes nestes.

§ 4º O levantamento dos custos de armazenagem de documentos físicos e digitais deve ser realizado anualmente, pela SEAGED, pela Secretaria de Administração (SA) e pela STIC.

Art. 9º É facultada a realização de convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental e de memória, sendo vedadas:

I - a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental; e

II - a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos.

§ 1º Os convênios devem ser coordenados pela SEAGED ou pela Assistência de Biblioteca, Editoração e Memória (ASBEM), da Escola Judiciária Eleitoral (EJE), conforme o caso, e supervisionados pela CPAD e pela Comissão Permanente de Gestão da Memória (CPGM).

§ 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo devem atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais.

Art. 10. Nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, o acervo digital avaliado como de guarda permanente deve ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, visando ao acesso permanente no tempo, independente de evoluções tecnológicas e do sistema originário em que foi produzido.

Parágrafo único.  Competem à STIC a disponibilização de repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo, e à SEAGED, a guarda e a manutenção do acervo digital, previstos no caput.

Art. 11.  Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos no Tribunal devem adequar-se às normas do Conarq e conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, o PCD e a TTD, bem como atender aos requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos.

Parágrafo único.  Compete à STIC promover as adequações referidas no caput deste artigo nos sistemas informatizados indicados pela Secretaria Judiciária (SJ) e conforme priorização a ser definida pela Administração.

Art. 12.  Os procedimentos de digitalização de documentos e processos físicos devem ser realizados de forma a garantir a integridade e a autenticidade, observando os critérios estabelecidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, e o disposto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, publicado pelo CNJ em 2021.

§ 1º As partes e advogados(as) devem ser intimados(as), nos termos da lei, para que verifiquem a regularidade da digitalização dos processos convertidos para o meio eletrônico, correndo, a partir da intimação, um prazo de 30 (trinta) dias para alegação de eventual desconformidade com o processo físico.

§ 2º Quando o Ministério Público Eleitoral atuar como parte, ou nos casos de representação da União ou de assistência pela Defensoria Pública da União ou de Defensor(a) Dativo(a), devem ser observadas as respectivas prerrogativas na intimação.

§ 3º Os autos físicos digitalizados para tramitação eletrônica não podem ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado.

§ 4º A CPAD deve emitir orientações para a correta digitalização de documentos e processos pelas unidades.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Art. 13.  A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) da Justiça Eleitoral de Pernambuco será responsável pela orientação do processo de análise e avaliação dos documentos arquivísticos e pelo seu encaminhamento à adequada destinação, possuindo as seguintes atribuições:

I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação do(a) Presidente do Tribunal;

II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos do Tribunal e aprová-los; e

V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão da memória.

Art. 14.  Compete ao(à) Presidente do Tribunal a designação da CPAD, com a composição de, no mínimo, um(a) servidor(a):

I – responsável pela unidade de gestão documental;

II – responsável pelas atividades de memória do Tribunal;

III – representante da unidade de tecnologia da informação;

IV – graduado(a) em curso superior de Arquivologia;

V – graduado(a) em curso superior de História;

VI – graduado(a) em curso superior de Direito;

VII - graduado (a)em curso superior de Biblioteconomia;

VIII – representante da Presidência;

IX - representante da Corregedoria Regional Eleitoral;

X – representante da Diretoria-Geral;

XI – de cada Secretaria do Tribunal, ainda não representada na Comissão;

XII - representante de Cartório Eleitoral; e

XIII - representante do Conselho de Zonas Eleitorais (CONZE).

§ 1º A presidência da CPAD deve recair sobre o(a) representante da unidade de gestão documental, facultada a designação de um(a) magistrado(a) com experiência em gestão documental ou gestão de memória para a função.

§ 2º Os membros da Comissão devem atuar na CPAD sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.

§ 3º A CPAD, a seu critério, pode solicitar o auxílio de servidores(as) das unidades do Tribunal referidas nos documentos a serem avaliados, bem como o daqueles(as) com formação acadêmica ligada ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

§ 4º Não havendo no Tribunal servidor(a) com a formação específica dos incisos IV, V e VII, o Tribunal deve tomar iniciativas para o atendimento da composição mínima.

CAPÍTULO IV

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 15. Nenhum documento arquivístico, físico ou digital, pode ser eliminado, sem que haja previsão na TTD.

§ 1º É vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.

§ 2º Os sistemas informatizados devem adotar a TTD para os documentos digitais, utilizando as mesmas nomenclatura e temporalidade.

§ 3º Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo pode ser alterada pela CPAD, mediante justificativa, quer para majorar o referido prazo de guarda, quer para torná-la permanente.

§ 4º A eliminação de documentos deve ocorrer anualmente, após a conclusão do processo de classificação, avaliação e seleção documental, realizado pelas unidades, sob orientação da CPAD.

§ 5º Após aprovada a eliminação pela CPAD, deve ser publicado Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário de Justiça Eletrônico (DJE) deste Tribunal, e disponibilizado o inteiro teor da Listagem de Eliminação de Documentos no sítio do TRE-PE, na intranet e internet.

§ 6º O edital de eliminação deve fixar o prazo de (quarenta e cinco) dias para eventual solicitação de documentos por interessados(as).

Art. 16.  A eliminação dos processos com decisões transitadas em julgado deve ser precedida do registro de dados e das informações processuais no sistema processual e do atendimento às exigências da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo, observando-se as regras no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

Parágrafo único. No prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas, às suas expensas, formular requerimento à CPAD ou à SEAGED para obtenção de cópias de peças dos autos judiciais, desentranhamento de documentos ou expedição de certidões, vedada a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos.

Art. 17.  A eliminação de documentos sob a guarda dos Cartórios Eleitorais deve ser processada conforme provimento da Corregedoria Regional Eleitoral, com a observância do disposto nesta resolução e dos instrumentos de gestão documental deste Regional.

Art. 18. É vedado o descarte de documentos que estejam em tramitação, tenham pendências ou estejam sob litígio ou investigação.

Art. 19. A eliminação de documentos arquivísticos físicos deve obedecer a critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado.

§ 1º Os documentos físicos a serem eliminados devem ser descaracterizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.

§ 2º A eliminação dos documentos físicos deve ocorrer sob a supervisão de servidor(a) da Assistência de Gestão Socioambiental (AGS), da SEAGED ou do Cartório Eleitoral, designado(a) para acompanhar o procedimento e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos Físicos.

Art. 20.  Na eliminação dos documentos arquivísticos digitais, as informações devem ser efetivamente indisponibilizadas, não implicando, porém, a eliminação de seus metadados.

Parágrafo único.  A eliminação dos documentos digitais deve ocorrer sob a supervisão de servidor(a) da SEAGED, responsável pela lavratura do Termo de Eliminação de Documentos Digitais.

Art. 21.  Compete aos(às) gestores(as) das unidades, sendo-lhes facultada a consulta à STIC, adotar rotinas de descarte dos documentos digitais não arquivísticos (minutas, modelos, cópias, etc.) inativos, visando à redução de custos, bem como à otimização do desempenho, da disponibilidade e da manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

CAPÍTULO V

DA GESTÃO DA MEMÓRIA

Art. 22.  O(A) Presidente do Tribunal deve constituir uma Comissão Permanente de Gestão da Memória (CPGM), com participação de servidores(as) das duas instâncias e com as seguintes atribuições:

I – coordenar a política de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral de Pernambuco, de acordo com a presente resolução e em conformidade com resolução específica do CNJ e com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;

II – fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Museu, Memorial, Biblioteca, Arquivo e Gestão Documental do Tribunal;

III – aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que vão compor o acervo histórico permanente do Tribunal;

IV – promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;

V – coordenar a identificação e o recebimento de material que vai compor os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional; e

VI - planejar e executar ações que permitam a aproximação da Justiça Eleitoral com a sociedade, com o objetivo de entregar ao público a Memória Eleitoral, difundindo espaços, obras arquitetônicas, documentos e tudo que se insere na divulgação da Memória Eleitoral.

§ 1º É facultada a participação de magistrados(as) na CPGM.

§ 2º A CPGM pode requisitar servidores(as) ou solicitar o auxílio da CPAD para o desempenho de suas atribuições.

Art. 23.  O Tribunal deve manter, no mínimo, o Centro de Memória da Justiça Eleitoral de Pernambuco (CEMEL), com caráter informativo, educativo e de interesse social, em ambientes físico e virtual, visando à preservação e divulgação de informações relativas à memória, produzidas ou custodiadas por este regional.

§ 1º O ambiente virtual mencionado no caput deste artigo deve ser veiculado em espaço permanente do sítio eletrônico do Tribunal, sem prejuízo de outras plataformas seguras, avaliadas pela STIC.

§ 2º O acervo digital relacionado à memória institucional deve ser preservado em Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, com interoperabilidade de pacotes informacionais.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. Os instrumentos de gestão documental devem ser elaborados e atualizados pela CPAD, após análise das propostas encaminhadas pelas unidades.

Art. 25.  Ações de capacitação de servidores(as) devem ser realizadas para a correta utilização dos instrumentos de gestão documental.

Art. 26.  Os casos não previstos devem ser resolvidos pelo(a) Diretor(a)-Geral, após a manifestação da CPAD ou da CPGM, conforme o caso.

Art. 27.  Fica revogada a Resolução nº 308, de 18 de dezembro de 2017.

Art. 28.  Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Recife, 23 de junho de 2021.

Des. Eleitoral CARLOS FREDERICO GONÇALVES DE MORAES

Presidente

Des. Eleitoral FREDERICO RICARDO DE ALMEIDA NEVES

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

Des. Eleitoral CARLOS GIL RODRIGUES FILHO

Des. Eleitoral RODRIGO CAHU BELTRÃO

Des. Eleitoral FRANCISCO ROBERTO MACHADO

Desa. Eleitoral MARIANA VARGAS CUNHA DE OLIVEIRA LIMA

Desa. Eleitoral IASMINA ROCHA

DR. WELLINGTON CABRAL SARAIVA

Procurador Regional Eleitoral

Publicado(a) no DJE/TRE-PE nº 133, de 25/06/2021, pp. 12/19.