Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco

Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Pernambuco.

REVOGADA PELA RES. Nº 391/2021

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de obsolescência tecnológica;

CONSIDERANDO a Recomendação nº 37, de 15 de agosto de  2011, do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME);

CONSIDERANDO a Resolução nº 23.379, de 1° de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 26, de 6 de maio de 2008, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas pelos arquivos do Poder Judiciário,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º  A presente resolução estabelece o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Pernambuco.

Art. 2º  Para os efeitos desta resolução, consideram-se:

I - arquivo corrente: conjunto de documentos que se encontram nas unidades produtoras ou gestoras e que são consultados com frequência, estando em tramitação ou não;

II - arquivo intermediário: conjunto de documentos que não são de uso corrente nas unidades e que aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;

III - arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo, que são preservados em caráter definitivo, recolhidos dos arquivos correntes e intermediário em conformidade com a Tabela de Temporalidade Documental (TTD);

IV – avaliação: processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, visando estabelecer seus prazos de guarda e destinação final;

V - documento arquivístico: documento original único, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, produzido ou recebido pelo Tribunal na execução das suas atividades jurisdicionais e administrativas;

VI - documento digital ou eletrônico: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional;

VII - eliminação: descarte de documentos, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, que foram considerados sem valor permanente após os procedimentos de avaliação e seleção;

VIII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais, produzidos e recebidos pelas unidades da Sede do Tribunal ou pelos Cartórios Eleitorais no exercício de suas atividades, independentemente do suporte em que a informação esteja registrada;

IX – metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e preservar outros dados ao longo do tempo;

X - Plano de Classificação de Documentos (PCD): instrumento de gestão arquivística que organiza os tipos documentais, produzidos ou recebidos, conforme o sistema de classificação adotado;

XI - recolhimento: passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente;

XII - suporte: unidade material em que as informações são registradas;

XIII - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): instrumento de gestão arquivística que determina os prazos de permanência de um documento nos arquivos correntes e a época em que o documento deve ser transferido ao arquivo intermediário, recolhido ao permanente ou eliminado;

XIV - transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

XV - valor primário do documento: valor  relativo às razões de sua produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais; e

XVI - valor secundário do documento: valor relativo à potencialidade de o documento servir como prova ou fonte de informação para pesquisa.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 3º  São requisitos essenciais para a Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Pernambuco:

I – implementação de estratégias de preservação dos documentos arquivísticos em ambiente seguro, pelo tempo necessário para serem utilizados como instrumentos de prova e informação;

II – padronização de espécies e tipos documentais;

III – adoção de Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD);

IV – gerenciamento e controle da documentação produzida e recebida por meio de sistema informatizado que contemple a captura, a movimentação, a guarda, a preservação, a temporalidade e a destinação dos documentos;

V – avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à memória institucional, à administração da Justiça Eleitoral e à garantia dos direitos individuais;

VI – racionalização na produção e acumulação de documentos e a sua retenção somente pelo período estabelecido na TTD; e

VII – acesso rápido e eficiente aos documentos arquivísticos.

Parágrafo único.  O PCD, a TTD e os demais instrumentos de gestão documental serão estabelecidos por ato monocrático do Presidente do Tribunal.

Art. 4º  Os documentos arquivísticos, físicos e digitais, produzidos ou recebidos no Tribunal, devem ser classificados conforme o PCD para possibilitar as atividades de utilização, guarda, seleção, avaliação e destinação.

Parágrafo único. A classificação dos documentos deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento no Tribunal, de modo a permitir benefícios na organização e na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento.

Art. 5º  Compete aos gestores das unidades, sob a orientação da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC), garantir que sejam realizadas cópias de segurança dos documentos arquivísticos digitais que estiverem armazenados em servidores, microcomputadores ou em mídias móveis.

Art. 6º  Os documentos arquivísticos deverão ser transferidos dos arquivos correntes das unidades para o arquivo intermediário, ou recolhidos para o permanente, desde que haja previsão na TTD.

Art. 7º  O serviço de arquivo deverá manter registros individualizados dos documentos arquivísticos sob sua custódia, utilizando procedimentos de indexação e descrição, seguindo critérios e normas universais aplicáveis à matéria.

Parágrafo único.  Compete à Seção de Legislação, Gestão Documental e Arquivo (SELGA) a guarda dos documentos das unidades da Sede do Tribunal, nas fases intermediária e permanente, e aos Cartórios Eleitorais, o arquivamento de seus documentos em todas as suas fases.

Art. 8º  Nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, o acervo digital avaliado como de guarda permanente deve ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, visando acesso permanente no tempo, independente de evoluções tecnológicas e do sistema originário em que foi produzido.

Parágrafo único.  Compete à STIC a disponibilização de ferramenta adequada para a proteção especial e à SELGA, a guarda e manutenção do acervo digital, previstos no caput.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Art. 9º  A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) da Justiça Eleitoral de Pernambuco é responsável pela orientação do processo de análise e avaliação dos documentos arquivísticos e pelo seu encaminhamento à adequada destinação.

Art. 10.  Cabe à CPAD identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos, bem como analisar e aprovar os editais de eliminação dos documentos não revestidos desse valor.

Art. 11.  A CPAD será designada por portaria do Presidente e composta pelos seguintes servidores:

I - chefe da Seção de Legislação, Gestão Documental e Arquivo (SELGA);

II - um bacharel em Direito;

III - um bacharel em Biblioteconomia;

IV - um bacharel em Arquivologia, se houver, ou servidor do Arquivo;

V - um bacharel em História, se houver;

VI - um representante da Corregedoria Regional Eleitoral;

VII - um representante de cada Secretaria do Tribunal; e

VIII - um representante de Cartório Eleitoral;

§ 1º  Os membros atuarão na CPAD sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.

§ 2º  A CPAD, a seu critério, poderá requisitar o auxílio de servidores das unidades do Tribunal referidas nos documentos a serem avaliados, bem como o de servidores com formação acadêmica ligada ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

CAPÍTULO IV

DA ELIMINAÇAO DE DOCUMENTOS

Art. 12.  Nenhum documento arquivístico, físico ou digital, das unidades da Sede do Tribunal poderá ser eliminado, sem que haja previsão na TTD.

§ 1º  Os sistemas informatizados deverão adotar a TTD para os documentos digitais, utilizando as mesmas nomenclatura e temporalidade.

§ 2º  Os prazos de guarda determinados na TTD deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento nos sistemas.

§ 3º  Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo poderá ser alterada pela CPAD, com base em fatos supervenientes.

§ 4º  A eliminação de documentos ocorrerá anualmente, após a conclusão do processo de classificação, avaliação e seleção documental, realizado pelas unidades, sob orientação da CPAD.

§ 5º  Após aprovada a eliminação pela CPAD, será publicado Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário de Justiça Eletrônico (DJE), e disponibilizado o inteiro teor da Listagem de Eliminação de Documentos no sítio do TRE-PE, na intranet e internet.

§ 6º  O edital de eliminação fixará o prazo de quarenta e cinco dias para eventual solicitação de documentos por interessados.

Art. 13.  Nos Cartórios Eleitorais, a eliminação de documentos sob sua guarda será processada conforme o previsto no Provimento nº 26, de 27 de maio de 2014, da Corregedoria Regional Eleitoral.

Art. 14.  Não serão descartados documentos que estejam em tramitação, tenham pendências ou estejam sob litígio ou investigação.

Art. 15.  A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social.

Parágrafo único.  Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.

Art. 16.  Na eliminação dos documentos arquivísticos digitais, as informações deverão ser efetivamente indisponibilizadas, não implicando, porém, na eliminação de seus metadados.

Art. 17.  Compete aos gestores das unidades, sob a orientação da STIC,   adotar rotinas de descarte dos documentos eletrônicos inativos, não arquivísticos (minutas, modelos, cópias, etc.), visando à redução de custos, bem como à otimização do desempenho, da disponibilidade e da manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS
 

Art. 18.  Os instrumentos de gestão documental serão elaborados e atualizados pela CPAD, após análise das propostas encaminhadas pelas unidades.

Art. 19.  Ações de capacitação de servidores deverão ser realizadas para a correta utilização dos instrumentos de gestão documental.

Art. 20.  Os casos não previstos serão resolvidos pelo Diretor-Geral, após a manifestação da CPAD.

Art. 21.  Ficam revogadas a Resolução nº 43, de 10 de dezembro de 2003, e demais disposições em Contrário.

Art. 22.  Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco, em 18 de dezembro de 2017.

Des. Eleitoral LUIZ CARLOS DE BARROS FIGUEIRÊDO
Presidente

Des. Eleitoral AGENOR FERREIRA DE LIMA FILHO
Vice-Presidente

Des. Eleitoral ALEXANDRE FREIRE PIMENTEL
Corregedor Regional Eleitoral

Desa. Eleitoral ÉRIKA DE BARROS LIMA FERRAZ

Des. Eleitoral JÚLIO ALCINO DE OLIVEIRA NETO

Des. Eleitoral VLADIMIR SOUZA CARVALHO

Des. Eleitoral  GABRIEL DE OLIVEIRA CAVALCANTI FILHO

Dr. FRANCISCO MACHADO TEIXEIRA
Procurador Regional Eleitoral

Publicado no DJE/PE n°276, de 20/12/2017, pp.9/14.